Wat is een KMS? 

Een KMS is een systeem van processen, KPI’s en verantwoordelijkheden waarmee kwaliteit structureel wordt beheerst en verbeterd. 

Een professioneel kwaliteitsmanagementsysteem is tegenwoordig opgebouwd volgens de Harmonized Structure (HS). Dit is de universele basisstructuur voor managementsystemen. Door deze structuur te hanteren, is het KMS eenvoudig uit te breiden naar normen zoals ISO 9001 of ISO 27001. De kern van deze structuur is de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus, die zorgt voor continue verbetering.

Een KMS kan zelfstandig functioneren of als basis dienen voor certificering en zorgt ervoor dat: 

• Werk eenduidig wordt uitgevoerd
• Afwijkingen zichtbaar worden
• Verbeteringen structureel worden doorgevoerd
• Managementinformatie beschikbaar is 

Wat is het verschil tussen KMS en ISO 9001? 

Een KMS is het managementsysteem; ISO 9001 is de norm die aangeeft waaraan het KMS moet voldoen. Het ISO certificaat is de uitslag als gevolg van een positieve externe toetsing daarvan. U kunt een KMS implementeren zonder certificering. Certificering is een strategische keuze, geen voorwaarde voor procesbeheersing. 

Waarom een KMS implementeren? 

Een KMS vermindert afhankelijkheid van personen en verhoogt voorspelbaarheid in uw operatie. Organisaties implementeren een KMS bij: 

• Snelle groei 
• Fusies of reorganisaties 
• Klachten of kwaliteitsproblemen 
• Verlies van overzicht 
• Voorbereiding op certificering 

Hoe verloopt KMS implementatie?

KMS implementatie bestaat uit analyse, procesontwerp, KPI-inrichting en borging. We starten met: 

• Procesanalyse 
• Scopebepaling 
• Risicobeoordeling 

Daaropvolgend gaan we aan de slag met de inrichting:

• Processtructuur 
• KPI-dashboard 
• Rapportages 
• PDCA-cyclus 

KMS implementatie door ISO club 

Wij bouwen pragmatische systemen met minimale documentatie en maximale toepasbaarheid. Indien gewenst wordt het kwaliteitsmanagementsysteem uitgebreid naar ISO 27001, ISO 14001, ISO 20000-1, ISO 420001 of andere normen.

Kerncomponenten van implementatie

Voor een effectieve borging van kwaliteit integreren wij de volgende elementen in het systeem:

• Contextanalyse & Stakeholdermanagement: Het identificeren van interne en externe belanghebbenden.
• Risicogebaseerd denken: Het proactief beheersen van operationele risico’s en het benutten van kansen.
• Procesarchitectuur: Het vastleggen van de interactie tussen primaire en ondersteunende processen.
• Directiebeoordeling: De periodieke evaluatie van de systeemprestaties door het management.

Voor wie is KMS implementatie geschikt?

KMS implementatie is geschikt voor organisaties die willen groeien zonder controle te verliezen. Bijvoorbeeld: 

• MKB-bedrijven in groei 
• Projectorganisaties 
• Dienstverleners 
• Productiebedrijven 

Bron: https://www.iso.org/